El Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) cumple 70 años y propone para el 9 de junio de 2018, Día Internacional de los Archivos, el lema “ARCHIVOS: GOBERNANZA, MEMORIA Y PATRIMONIO”
Durante la jornada del Día Internacional de los Archivos se suelen desarrollar propuestas de difusión y acercamiento a los Archivos. Esta didáctica no es un asunto menor.
Los ARCHIVOS en Cantabria tienen un problema de percepción, por no decir que de concepto y visibilidad. No son sólo ficheros informáticos como algunos piensan, ni esos papeles que están en las oficinas. La administración pública no identifica ni nombra con propiedad sus archivos; hay contradicciones con la terminología teórica o legal, no existen en su sentido estricto de dotación de personal técnico archivero y de medios. La prensa tampoco se aclara: se impone el uso del eufónico término archivo para hablar de colecciones; otras simplifica por la vía rápida, y se indica –por ejemplo- que el Archivo Histórico Provincial de Cantabria está en la Biblioteca Central de Cantabria, cuando ambas instituciones comparten edificio y lo ocupan por igual. Y lo que no se menciona, no existe (para muchos).
La GOBERNANZA un paso más allá del paradigma de gobierno y de la gestión administrativa, debiera encauzarse hacia el exterior de una manera proactiva. Gestión para la toma de decisiones, los derechos de los administrados y de los titulares de los mismos -administración pública, empresas, familia-. Contrarrestando los cambios orgánicos que sufren las estructuras organizativas con estabilidad funcional, y con coherencia, con una dotación real y efectiva de medios y personal especializado.
La MEMORIA, pasiva y activa, revelada en soportes variados: papel, cedés, dvs, cassetes, videos VHS o Beta, fotografías y planos… Cambios informáticos, de aplicaciones, programas, obsolescencia de hardware y software que necesitan una planificación a largo plazo para asegurar su integridad y acceso.
La memoria documental no siempre es fiel reflejo de la realidad; hay que confirmar datos, fuentes. El azar cuenta. Memoria que ha dependido del estado de conservación, de las condiciones físicas de un depósito, de las inclemencias del tiempo y las previsiones de riesgo, de la custodia más o menos celosa o arbitraria, del nivel de descripción y disposición de los fondos documentales, del personal técnico disponible para esas tareas, del tiempo que dediquen los investigadores a profundizar en esas otras fuentes o fondos menos trillados, o que vayan más allá de la búsqueda rápida que permiten los documentos digitalizados, entre otros factores.
La memoria es selectiva, pero se puede construir, incluso recuperar, reconstruir y difundir, con tratamientos tan eficaces como los instrumentos de descripción o la digitalización. Memoria para los derechos y deberes de la administración y de los ciudadanos. No sin archivos. Tenemos archivos vivos, para la gente, archivos para no olvidar, y para usar.
Y son PATRIMONIO. No sólo desde el punto de vista cultural y estético -como patrimonio documental- sino que tienen un valor intrínseco para las organizaciones productoras, un individuo, una empresa. Los instrumentos de control e inventarios son documentos básicos para la gestión. Contratos, seguros, nóminas, acuerdos, convenios… documentación vital para las organizaciones. La valoración documental es otra medida de conservación racional del patrimonio.
Patrimonio documental que hay que preservar de manera preventiva y/o con difusión digital, pero también dotando los equipamientos oportunos y sacando las plazas de técnicos, archiveros y restauradores que constan en la relaciones de puestos de trabajo a la Oferta de Empleo público. Ojo, restauradores de documentación gráfica, no cocineros. Parece una broma casi con cariz de humor negro, pero hay que explicar las cosas.
No hablamos sólo de soporte papel. Somos archivos en tránsito, bifaces entre los soportes tangibles y el desarrollo electrónico. Podemos decir que estamos ya en la era de la gobernanza, memoria y patrimonio electrónicos. Lejos de los islotes digitales, una configuración estructural y transversal del archivo tiene que permitir que ese e-patrimonio y esa e-memoria también sean gestionados, preservados, recuperados y utilizados.
